PERANAN KOMPUTER DALAM BISNIS DAN
MASYRAKAT
2.1 KOMPUTER DALAM BISNIS
Tujuan pokok bisnis yaitu memaksimumkan keuntungan dan minimumkan biaya. Komputer lebih efektif membantu kita dalam mencapai objectivitas ini. Fungsi komputer dalam lingkungan bisnis yaitu :
1. Mereduksi kebutuhan orang pengarsipan dengan fungsi pendataan otomatis.
2. Mereduksi beberapa hasil kesalahan dalam operasi pengarsipan.
3. Penyimpanan data lebih efisien
4. Pembuatan informasi terpenuhi dengan cepat untuk orang-orang bisnis yang membutuhkannya.
5. Membantu manajemen dengan informasi yang ada yaitu membantu dalam membuat keputusan yang mendesak (kritis).
2.2 KEORGANISASIAN BISNIS
A. DEPARTEMEN YANG KHAS DALAM ORGANISASI BISNIS
- Departemen yang bertanggung jawab untuk komputerisasi dengan beberapa tugasnya secara umum diserahkan ke salah satu nama berikut :
1. EDP : Electronic Data Processing (Pengolahan Data Elektronik / PDE)
2. MIS : Management Information System (Manajemen Sistem Informasi / MSI)
3. CIS : Computer Information System (Komputer Sistem Informasi / KSI).
-
a. Masing-masing departemen menyelenggarakan sekumpulan fungsi yang spesifik
b. Operasi semua departemen harus terintegrasi yang berarti seluruh struktur harus menghasilkan.
Sama halnya, komputer digunakan dalam 2 cara dalam suatu organisasi.
Bagaimanakah Fungsi Komputer dalam Organisasi Bisnis ?
| - Fungsi : | - Tujtuan : |
| 1. Pendekatan Sistem Tradisional | Seluruh objektivitas yaitu untuk memenuhi kebutuhan masing-masing user pada departemen, level operasional dan manajerial. Masing-masing departemen menyimpan koleksi data pada file-file masing-masing. |
| 2. Sistem Manajemen Informasi (SIM/MIS) atau pendekatan Top-Down | Objektivitas utama yaitu mengintegrasikan fungsi masing-masing departemen sehingga level top manajemen bisa mendapatkan gambaran seluruh cakupan fungsi perusahaan. Penyimpanan datanya disebut data base yang digunakan untuk memelihara catatan cakupan perusahaan. |
B. BAGAIMANAKAH ANTAR DEPARTEMEN BERINTERAKSI
- Masing-masing departemen dalam organisasi biasanya mempunyai personil dan sekumpulan objektivitas yang harus dibahas dalam satu perintah untuk fungsi perusahaan yang baik. Biasanya digambarkan dalam struktur organisasi (oragnization chart).
- Masing-masing departemen secara integral saling berhubungan untuk suatu perusahaan secara utuh. Gambar berikut merupakan interaksi beberapa departemen.
C. STAFF DALAM DEPARTEMEN KOMPUTER
- Fasilitas komputer pada suatu perusahaan untuk melayani semua departemen, tanpa melihat nama. Staff komputer bekerja secara tertutup dengan mengikuti tipe-tipe pada bagian pekerjaan agar tercapai keinginan suatu tujuan.
1. Staff Operasional
- Komputer menyediakan operasional bagi staff dengan kecepatan dan akurasi informasi pengarsipan.
- Komputer digunakan untuk menyelenggarakan fungsi yang berulang yang akan dilakukan oleh pramuniaga.
- Secara umum, Staff operasi menggunakan komputer untuk :
a. Memasukan data
b. Menanyakan tentang status dari file-file komputer
c. Meng-update file-file
d. Membuat
2. Manajemen
- Komputer menyediakan manajemen dengan informasi yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan.
- Informasi ini memungkinkan eksekutif perusahaan untuk membuat lebih tepat dasar keputusan pada gambaran yang lebih dalam dari beberapa operasi perusahaan.
|
TOP Manajemen Middle Manajemen Operating Manajemen | Responsibilities (tanggung jawab) Kebijakan, Anggaran Belanja, Objektivitas Pendapatan dan biaya, Penjadwalan, Keuntungan Kebaikan, Pelayanan, Daya guna |
-
Siklus Pengembalian Informasi
1. Data diproses untuk menghasilkan informasi.
2. Informasi digunakan untuk membuat keputusan yang dibutuhkan.
3. Keputusan menghasilkan pengambilan tindakan/aksi.
4. Pengambilan tindakan menghasilkan data yang lebih dibutuhkan untuk proses berikut dan siklus diulang
Data
Action Information
Decision
Siklus Pengembalian Informasi
Fungsi EDP pada Level Manajemen
- Level pemakai (user)
1. Upper Management
- Batas keputusan manajemen yaitu mempunyai batasan yang lama / panjang.
- Penggunaan EDP
v Pembuat kebijakan
v Pengalokasian resource (sumber)
v Perancangan strategi
v Membantu dalam pengindentifikasian masalah
v Analasisi pengambilan keputusan
- Contoh pembuat keputusan :
v Akankah kita memasarkan produk baru ?
v Akankah kita go internasional ?
2. Middle Management
- Batas keputusan manajemen yaitu mempunyai batasan yang relatif singkat.
- Penggunaan EDP
v Implementasi kebijakan
v Perancangan taktis / siasat
v Perencanaan operasional dan pengontrolan
- Contoh pembuat keputusan :
v Bagaimanakah beberapa bagian akan kita jaga inventarisnya ?
v Berapa banyak orderan kita untuk tahun berikutnya ?
3. Lower Management
- Batas keputusan manajemen yaitu mempunyai batasan yang pendek.
- Penggunaan EDP
v Status tanya jawab
v Memproses perintah, pergantian, dsb
v Pebaikan akutansi penerimaan
v Perbaikan daftar gaji yang dicek setiap 2 minggu.
- Contoh pembuat keputusan :
v Apakah pelanggan menunggak pembayarannya ?
v Apakah inventaris akan memindahkan dari gudang ke pelataran ?
2.3 PROSEDUR BISNIS DIKOMPUTERKAN
- Kumpulan prosedur dalam departemen didesain untuk memenuhi objektivitas yang spesifik, yang diarahkan ke sistem bisnis.
- Sistem bisnis harus didesain ulang agar lebih efektif dalam melakukan fungsinya, alasan untuk pendesaianan ulang keberadaan sistem bisnis, yaitu :
1. Ketidak mampuan untuk menyediakan informasi yang cepat dan tepat.
2. Biaya dan prosedur yang tidak efisien.
3. Putaran kesalahan yang tinggi.
4. Ketidak mampuan untuk mengakomodasi perkembangan.
5. Ketidak mampuan manajemen untuk membuat pengambilan keputusan sebab informasi yang tersedia tidak memenuhi, tidak akurat, atau terlambat.
- Manajer atau eksekutif perusahaan memanggil system analyst sehubungan dengan sistem yang berjalan tidak memuaskan, sebab system analyst yang mempunyai kepakaran dalam aplikasi komputer.
- Tugas-tugas system analyst, yaitu :
1. Menganalisa keberadaan prosedur bisnis untuk menggambarkan areal pokok permasalahan
2. Mendesain yang baru, agar sistem bisnis lebih efisien jika diperlukan
3. Menetapkan spesifikasi programmer yang juga dibutuhkan untuk penulisan program.
4. Mengimplementasikan sistem yang baru berikut kelancaran fungsi dan efektivitas sistem yang baru.
- Seorang analis yaitu profesional komputer yang bisa didapatkan pada berikut :
1. Suatu staff yang bekerja dalam organisasi, jika perusahaan menyediakan fasilitas komputer dengan departemen analisis dan desain sistem bisnis.
2. Konsultan, sebuah perusahaan yang bergerak dalam konsultasi dengan objektivitas mengevaluasi organisasi yang membutuhkan bidang komputerisasi.
- Seorang analis yaitu profesional komputer yang harus mengetahui dan bisa mengintegrasikan pengetahuan elemen berikut :
1. Hardware,
v sistem bisnis akan menyediakan penggunaan komputer yang lengkap.
2. Software,
v programming support
v keperluan guna mencapai output komputerisasi yang spesifik
v pengertian dan utilisasi yang layak
3. Sistem Informasi,
v tugas utama untuk mengkombinasikan hardware dan software yang mempertimbangkan kelengkapan fungsi dan integrasi sistem informasi yang dicapai.
- Contoh penganggaran departemen komputer secara menyeluruh dalam istilah personnel, hardware, dan other costing, yaitu :
v Operation Personnel sebesar 32 %
v Hardware sebesar 38 %
v System personnel berikut software development sebesar 26 %
v service keluar sebesar 2 %
v supplies sebesar 2 %
2.4 TIPE-TIPE FASILITAS KOMPUTER DALAM ORGANISASI PERUSAHAAN
-
A. Sentralisasi Pengolahan Data
1. Subdivisi dari departemen Akuntansi dan Keuangan
- Pada awalnya hanya melayani departemen akuntansi dan keuangan dan pada akhirnya melayani beberapa departemen yang lain.
2. Departemen yang Terpisah
- Direktur EDP sama posisinya dengan level manajemen sehingga bisa melaporkan ke eksekutif vice – president atau president.
3. Fasilitas Time-Sharing
- Perusahaan bisa meminimasi kebutuhan untuk hardware, profesional komputer, dan pemakaian baik sementara ataupun permanen pada beberapa sumber yang ada.
- Kelemahan sentralisasi pengolahan data, yaitu :
v Kesulitan untuk menentukan prioritas penggunaan komputer (prioritas yang tinggi dilayani/single user).
v Kesulitan dalam memperkirakan kebutuhan user pengolahan data, biaya, dan ketidak efektifan pengolahan data user
v Terancamnya keberadaan level manajemen sebab pengendalian aktivitas dalam genggaman manajer pengolahan data.
B. Desentralisasi Pengolahan Data
- Masing-masing departemen mempunyai EDP/fasilitas komputer yang disebut desentralisasi.
- Kelemahannya yaitu :
v EDP akan menutup masing-masing departemen sehingga tidak ada integrasi atau koordinasi untuk hardware, software untuk mensupport sistem perusahaan.
v
v Biaya lebih besar.
v Pengendalian manajemen lebih sulit.
v Tidak ada standarisasi.
C. Distribusi Pengolahan Data
- Distributed Data Processing (DDP), konsep yang relatif baru didesain untuk memaksimalkan keunggulan dari sentralisasi dan desentralisasi.
- Masing-masing departemen mempunyai komputer yang kemampuannya baik, kelengkapannya terdiri dari terminal, mikro komputer, atau mini yang dihubungkan ke pusat sistem yang berskala besar.
- Keuntungan dari distribusi pengolahan data, yaitu :
v Kebutuhan masing-masing departemen bisa didapatkan pada basis individunya.
v Kontrol dan sentralisasi bisa dipertahankan dengan baik
v Duplikasi usaha bisa diminimasikan
v Kemudahannya untuk perkiraan biaya kebutuhan masing-masing departemen.
v Mudah untuk mengakomodir pertumbuhan perusahaan dengan menghubungan penambahan yang mudah mini atau mikro untuk kebutuhan sistem.
- Kelemahan dari distribusi pengolahan data, yaitu :
v Membutuhkan keahlian / pengalaman pengontrolan hardware dan software.
v Membutuhkan standar ketelitian yang tinggi.
- Trend sekarang di komputer dunia industri yang menjadi paporit yaitu distribusi pengolahan data.
2.5 ORGANISASI FASILITAS KOMPUTER SENTRAL
- Apapun nama, direktur EDP atau MIS, mempunyai macam-macam istilah tergantung pada organisasi. Istilahnya bisa direktur, manajer, atau vice president dari MIS, Information service, Computer Information System, Data Processing, dan sebagainya yang lebih pantas.
- Direktur biasanya mempunyai tanggung jawab terhadap staff berikut :
A. Staff
1. Sistem Manajer Dan Sistem Analis
- Sistem manajer mengawasi aktivitas organisasi sistem analis, biasanya mempunyai tangguna jawab terhadap berikut :
v Menugaskan secara spesifik terhadap individu sistem analis.
v Mengevaluasi kemajuan sistem analis.
- Sistem analis yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap berikut ini :
v Menganalisa keberadaan prosedur bisnis
v Menggambarkan areal dasar permasalahan atau ketidak efisiensian.
v Mendesain komputerisasi yang lebih efisien terhadap sekumpulan prosedur atau sistem.
2. Manajer Programing Dan Programer
- Manajer programing membawahi aktivitas organisasi programer.
- Programer menerima kebutuhan job dari sistem analis dan bertanggung jawab untuk penulisan dan pengetesan program yang akan diintegrasikan ke sistem bisnis secara menyeluruh.
- Bagi perusahaan yang masih kecil, biasanya belum bisa mengadakan Staff komputer tetapi bisa menambahkan profesional komputer yang disebut programmer analyst, dan fungsi sebagai berikut :
v Mendesain sistem bisnis.
v Menulis semua keperluan program yang baik.
- programmer analyst, juga bertanggung jawab terhadap berikut :
v Masukan desain.
v Semua pemrograman dan pengimplementasian.
3. Manajer Operasional Dan Operator
- Manajer operasional bertanggung jawab terhadap beberapa operasi dari komputer pusat.
- Manajer operasional mengawasi terhadap berikut :
v Prosedur masukan data
v Prosedur pengendalian
v Perlengkapan operasi di pusat.
v Memperhitungkan efisiensi dan efektifitas utilisasi pelengkapan komputer.
v Kesalahan komputer dijaga seminimal mungkin.
v Menjamin keamanan komputer dari pemutusan, kebakaran, pengguna yang tidak diotorisasi.
4. Auditor EDP
- Auditor EDP merupakan accounting dan spesialis komputer yang bertanggung jawab untuk :
v memperkirakan ketidak efektifan dan efisiensi dari sistem komputer.
v Menjamin integrasi beberapa komputer.
5. Administrator Data Base
- Bertanggung jawab terhadap untuk :
v Struktur, desain dan pengontrolan semua pengolahan data file.
v Mengorganisasikan dan mendesain data base dan mengumpulkan file komputer yang digunakan oleh organisasi
v Menghitung desain data base yang efisien dan mengimplementasikan pengendalian yang tepat serta teknik pengaksesan data base
B. Struktur dalam Fasilitas Komputer
- Direktur MIS
1. System dan Programming Manager
- System Analyst
v Programmer
v Programmer
- System Analyst
v Programmer
v Programmer
v Porgrammer
2. Operation Manager
3. EDP Auditor
4. Data Base Administrator
Tidak ada komentar:
Posting Komentar